Check-list de réception d'une commande de réactifs de recherche
Contrôle du colis, vérification des flacons et des lots, rapprochement avec les CoA, mise en stockage immédiate : la procédure en dix points.
Les quinze minutes qui suivent la réception d'un colis déterminent la traçabilité de tout ce qui en sortira ensuite. Voici une procédure en dix points, applicable telle quelle.
Avant ouverture
1. Contrôler l'état extérieur du colis. Emballage écrasé, humide ou ouvert : photographier avant toute manipulation.
2. Noter la date et l'heure de réception. Elles serviront de référence en cas de litige sur la durée de transit.
À l'ouverture
3. Vérifier le contenu contre le bon de commande. Références, dosages, quantités, consommables associés.
4. Contrôler l'intégrité de chaque flacon. Bouchon serti intact, septum non percé, verre non fêlé, étiquette lisible et solidaire du flacon.
5. Inspecter le lyophilisat. Le gâteau doit être présent et sec. Un lyophilisat effondré, collé à la paroi ou partiellement liquéfié signale une excursion thermique pendant le transport : à documenter et à signaler.
6. Relever les numéros de lot. Un par flacon, tels qu'imprimés sur l'étiquette.
Contrôle documentaire
7. Rapprocher chaque lot de son CoA. Le numéro de lot du flacon doit apparaître sur le certificat. Vérifier la date d'analyse, la méthode (HPLC / MS), la quantité mesurée et la correspondance avec le dosage annoncé.
8. Vérifier l'authenticité du rapport. Lorsque le laboratoire tiers propose un identifiant de rapport et une clé de vérification, retrouver le document à la source.
Mise en stock
9. Stocker immédiatement, sans attendre la fin des contrôles administratifs. Lyophilisats scellés à −20 °C, consommables et solvants à température ambiante. Un flacon laissé sur la paillasse « le temps de finir » est la cause la plus courante d'excursion thermique évitable.
10. Enregistrer à l'inventaire. Une ligne par flacon : référence, dosage, lot, date de réception, emplacement, lien vers le CoA archivé.
En cas de non-conformité
Ne pas mettre le lot en service. Le placer en quarantaine identifiée, documenter le constat (photos, description, numéro de lot) et contacter le fournisseur avec ces éléments. Un lot contesté qui a déjà été utilisé n'est plus exploitable comme preuve.
Récapitulatif imprimable
- Colis : état, date/heure, photos si anomalie
- Contenu : conformité au bon de commande
- Flacons : sertissage, septum, verre, étiquette
- Lyophilisat : aspect, absence d'effondrement
- Lots : relevés et rapprochés des CoA
- CoA : lot, date, méthode, quantité, vérification en ligne
- Stockage : immédiat, zone correcte
- Inventaire : ligne créée, CoA archivé
Pour aller plus loin
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Usage recherche uniquement (RUO). Cette procédure concerne la réception de réactifs destinés à la recherche en laboratoire. Elle ne constitue ni une recommandation d'usage humain ou vétérinaire, ni une allégation thérapeutique.